Chi si accinge ad avviare una nuova impresa va incontro a delle spese non indifferenti. Dati gli elevati costi da sostenere è del tutto naturale valutare che cosa sia realmente essenziale e cosa no. Questo significa rinunciare a degli acquisti per favorirne altri. Tra questi tagli può rientrare anche l’installazione di software di reporting per il controllo di gestione in azienda?
La risposta è no a meno che non si voglia rinunciare a uno degli strumenti più efficaci per monitorare l’andamento dell’azienda. È solo grazie a questa attività, infatti, che ci si può confrontare con i dati relativi al rendimento dell’impresa e al funzionamento di ogni singolo processo aziendale. Si tratta di una fonte di informazioni preziosa e imprescindibile per capire meglio il contesto in cui si opera, cosa funziona e cosa dovrebbe migliorare.
Il report aziendale è un documento formato da una serie di tabelle all’interno delle quali sono raccolti dei dati riguardanti l’attività. Questi possono riguardare qualsiasi settore dell’impresa; potrebbe trattarsi di statistiche di vendita, dei numeri del magazzino, dei dati di produzione o della comunicazione, dell’analisi di bilancio. L’obiettivo principale di questi file è fornire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e dati riguardanti un certo tipo di mercato per pensare a delle strategie di marketing. Il controllo di gestione diventerà molto più semplice.
Un buon report aziendale serve a rispondere a una serie di domande fondamentali per orientare il funzionamento dell’azienda come, ad esempio: “Le strategie messe in campo sono efficaci?”, “Cosa si può migliorare?”, “Quali sono le tendenze del mercato che vale la pena seguire?”, “Quali sono i rischi maggiori che l’azienda potrebbe compiere?”. Quando si hanno in mano le risposte tradotte in numeri sul report, è possibile per l’imprenditore prendere decisioni più veloci e anche più efficaci. Da questi documenti sarà immediatamente evidente ciò che funziona e cosa no e si potrà intervenire sul singolo settore per cercare di migliorare tempestivamente (e questo è fondamentale soprattutto nei periodi in cui si affronta o si esce da una grave crisi, come quella causata dalla pandemia di Covid-19, con ingenti perdite di fatturato).
I report aziendali sono diversi non solo a livello di contenuto, ma anche di destinatario. Ci sono alcuni documenti che vanno letti dai vertici dell’impresa e servono principalmente per controllare il budget economico mentre altri sono indirizzati ai responsabili dei singoli settori che devono verificare gli scostamenti di obiettivi e bilancio.
Proprio perché esistono tanti modelli diversi di report, tutti ugualmente utili all’azienda, è necessario dotarsi di un buon programma che li realizzi in maniera veloce e di lettura immediata. I vantaggi che si avranno dal loro uso sono molteplici e riguardano la possibilità di essere sempre informato sull’andamento dell’azienda e di intervenire tempestivamente per risolvere eventuali problemi. Se essi riguardano uno specifico settore, si può anche arrivare a capire che cosa non funziona nello specifico e cosa va fatto per renderlo efficiente e performante.
Un buon report aziendale dovrebbe essere completo e contenere tutti i dati raccolti, ma dovrebbe anche mettere subito in evidenza i numeri utili per imbastire una nuova strategia. Ci sono molti software in commercio che consentono operazioni simili e che permettono la personalizzazione del documento a seconda di ciò che serve. Se c’è uno strumento imprescindibile su cui vale la pena investire, questo è sicuramente il programma per redigere report aziendali.