A che cosa si fa riferimento quando si parla di archiviazione digitale? Si tratta in particolare di considerare tutte le soluzioni disponibili, offerte anche dalle nuove tecnologie, per l’archiviazione dei documenti aziendali nell’ambito del digitale. Sono davvero tanti i vantaggi che una pratica di questo tipo può garantire e allo stesso modo è possibile usufruire di tanti metodi, spesso utilizzati molto comunemente, per la creazione di un vero e proprio archivio digitale di documenti, ai quali si può accedere facilmente in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione lavorativa, specialmente in ambito aziendale. Scopriamo quali sono tutti i vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti.
Archiviazione digitale e conservazione
Sul sito web Regystrum si possono visualizzare alcune opportunità per la gestione sicura dei documenti e dei file. Si tratta nello specifico di una piattaforma che si occupa di gestire i meccanismi della protocollazione, dell’archiviazione e dell’assegnazione dei documenti, utilizzando un’interfaccia semplice e intuitiva basata anche sul cloud di Google.
Ma esiste una differenza sostanziale tra archiviazione digitale e conservazione. Infatti si parla di archiviazione elettronica di documenti quando i dati vengono memorizzati su PC o su supporto esterno. A livello pratico il documento viene memorizzato su un supporto, per poi essere consultato quando ne abbiamo la necessità. La conservazione digitale, invece, fa parte di un processo molto più complesso di gestione documentale.
Sono entrambi dei processi molto importanti, di cui bisognerebbe tenere conto in tutte le attività, soprattutto nell’ambito della gestione dei documenti che fanno parte di un’azienda.
Quali sono i vantaggi dell’archiviazione digitale
Ci sono molti vantaggi che può portare l’archiviazione digitale dei documenti. Infatti questi ultimi vengono tutti digitalizzati e archiviati. Possono venire catalogati secondo dei precisi criteri, che si rivelano funzionali anche per riuscire a consultarli in ogni momento, accedendo da specifici dispositivi, specialmente se i documenti vengono conservati in cloud.
Questo tipo di archiviazione sta divenendo ormai comune in molti contesti lavorativi, perché si va sempre più a sostituire la conservazione dei documenti in forma cartacea, che sono ingombranti e poco pratici da gestire.
Conservando i documenti in maniera cartacea, si accumulano in ufficio. Invece con i documenti digitali non è più necessario destinare delle apposite stanze agli archivi fisici. Insomma, si rimedia ad un problema che comunque è molto complicato anche per la gestione in termini di spazio.
C’è un altro vantaggio implicito in tutto questo, perché si ha una riduzione di impatto ambientale delle aziende, che possono così evitare di utilizzare fogli di carta in quantità massiccia per stampare i documenti di cui hanno bisogno.
Con l’archivio digitale si riscontra una facilità anche a livello organizzativo, perché le informazioni vengono tracciate e scambiate in tempo reale. Si possono creare dei flussi documentali a cui tutti i dipendenti possono accedere in maniera rapida e pratica.
Con l’archiviazione e la conservazione digitale dei documenti, inoltre, si ha un maggiore controllo delle varie attività, di cui si beneficia anche per quanto riguarda la sicurezza, riducendo i rischi di errori umani.
Selezionando i file che si vogliono archiviare, si vanno ad inserire in apposite cartelle che raggruppano tutti i documenti che fanno riferimento ad un unico argomento. Le cartelle poi vengono etichettate in maniera corretta, badando molto alla nomenclatura. Infatti è importante che ogni file contenga anche un riferimento alla data della sua creazione.
Tutto ciò può portare anche all’organizzazione di un protocollo informatico che si rivela fondamentale in tutta l’organizzazione aziendale. Sono molte le opportunità che l’archiviazione dei documenti in maniera digitale ci può dare, specialmente se utilizziamo la tecnologia cloud, che si rivela uno dei principali alleati in termini di gestione dei file che vengono prodotti ogni giorno nelle attività aziendali.